Modalités de prêt pour exposition

La bibliothèque prête les œuvres dont elle détient des exemplaires rares, voire uniques, ainsi que des pièces en lien avec les fonds locaux.
Les demandes de prêt doivent être adressées à bibliotheque@rouen.fr, au minimum 9 mois avant la date de l’exposition. Elles devront comporter une présentation du projet et expliquer l’intérêt des documents demandés pour l’exposition. Un rapport joint à la demande (Facility Report) détaillera les conditions de présentation des œuvres dans le lieu d'exposition (sécurité, conditions climatiques, éclairage, etc.). Les préconisations à respecter sont celles du Service des Musées de France.

Les demandes seront analysées en fonction des points suivants :

Validité scientifique du projet
La bibliothèque se réserve le droit de juger de la validité scientifique du projet et de son adéquation avec sa politique de prêt. Elle privilégie les expositions donnant lieu à un catalogue.

État de conservation de l’objet demandé
Seules les œuvres en bon état sont prêtées. Si une restauration est nécessaire, elle est effectuée par l’atelier de restauration de la bibliothèque, sous le contrôle du conservateur responsable du Patrimoine. Une participation peut être demandée pour les matériaux utilisés.

Conditions d’exposition
Elles seront analysées en tenant compte des points suivants : sécurité, conditions climatiques, éclairage, lieu de l’exposition, durée de l’exposition. La durée de l'exposition ne peut excéder 3 mois.

Présentation des œuvres
- Les documents graphiques sont obligatoirement prêtés encadrés. L’encadrement des œuvres est effectué par l’atelier de restauration de la bibliothèque.
- Les livres devront être exposés sur des supports adaptés à leur taille et à leur capacité d’ouverture. Les supports sont réalisés par l’atelier de la bibliothèque, et l’installation se fait sur place par les soins de la bibliothèque.
- La présentation des objets ne pourra pas être modifiée pendant la période de l’exposition (sauf en cas d’accord écrit du Conservateur du Patrimoine). Tout frais en découlant sera à la charge de l’emprunteur.

Contrat d’assurance souscrit clou à clou
Les œuvres ne seront remises au transporteur qu’après réception du certificat d’assurance souscrite auprès d’une société de courtage en assurance française.

Emballage, transport, convoiement
Les conditions de transport seront définies par la bibliothèque en fonction de la nature et de la fragilité des œuvres. Tous les frais afférents (emballage, convoiement, etc.) seront à la charge de l’emprunteur, qui est tenu de faire appel à une entreprise spécialisée dans le transport des œuvres d’art. L’installation des livres est réalisée sur place par la bibliothèque (frais de mission de l’installateur à la charge de l’emprunteur).